Datenschutzerklärung SolvaClear

1. Wer Ihre Daten verarbeitet

Verantwortlicher ist Flex Business Attorneys bv, Drukkerijstraat 11 E, 9240 Zele, Belgien, Unternehmensnummer 1003.724.128. SolvaClear ist eine Dienstleistung dieser Kanzlei.

Haben Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, können Sie uns jederzeit erreichen: per Post an die vorstehende Anschrift mit dem Vermerk „Privacy“, per E-Mail an info@flexbusinesslaw.be oder telefonisch unter +32 52 48 11 34.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Über diese App verarbeiten wir:

• Ihre Kontaktdaten: den Namen, das Unternehmen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer, die Sie im letzten Schritt eintragen;
• die Rechnungen, die Sie hochladen, und alles, was darauf steht: Ihre eigenen Angaben, die Identität und die Kontaktdaten Ihres Schuldners (Name, Unternehmensnummer, Anschrift und, sofern angegeben, E-Mail-Adresse und Telefonnummer), die Beträge, die Daten und die Beschreibung der erbrachten Leistungen;
• was Sie selbst hinzufügen oder berichtigen: erhaltene Teilzahlungen und Korrekturen an den automatisch ausgelesenen Angaben;
• Ihre Erklärungen: die Bestätigung, dass die Angaben richtig sind, und die Annahme des Haftungsausschlusses, mit dem Zeitpunkt, zu dem Sie sie angekreuzt haben;
• die Zahlung: den Betrag, die Zahlungsart, die Referenz und den Zeitpunkt. Ihre Karten- oder Kontonummer erreicht uns nie — sie verbleibt bei unserem Zahlungsdienstleister;
• eine technische Angabe: Ihre Sprachwahl wird in Ihrem eigenen Browser gespeichert. Wir verwenden keine Tracking-Cookies und führen keine Besucherstatistiken.

3. Wozu wir sie verarbeiten und auf welcher Grundlage

• Um Ihren Antrag zu bearbeiten und den Solvabilitätsbericht zu erstellen und zu übermitteln. Rechtsgrundlage: die Erfüllung des Vertrags, den Sie mit uns schließen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Um die Solvabilität Ihres Schuldners zu untersuchen. Die Daten des Schuldners erhalten wir von Ihnen sowie aus öffentlichen oder privaten Quellen wie der belgischen Zentralen Datenbank der Unternehmen (KBO/BCE), den hinterlegten Jahresabschlüssen und dem zentralen Register der Pfändungsmitteilungen (CBB). Rechtsgrundlage: das berechtigte Interesse unseres Mandanten an der Beurteilung und der Beitreibung seiner Forderung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Um unsere Rechnung zu erstellen, unseren buchhalterischen und steuerlichen Pflichten nachzukommen und die Vorschriften zur Geldwäscheprävention einzuhalten. Rechtsgrundlage: eine rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wie in der allgemeinen Datenschutzerklärung der Kanzlei angegeben, dürfen Daten von Mandanten — vorbehaltlich eines Widerspruchs der betroffenen Person — für Direktmarketing verwendet werden. Sie können dem jederzeit kostenlos widersprechen.

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen. Die Angaben werden zwar mithilfe künstlicher Intelligenz automatisch aus Ihrer Rechnung ausgelesen, Sie prüfen und berichtigen sie jedoch selbst in der App, und der Bericht wird von unseren Rechtsanwälten erstellt.

4. Mit wem wir sie teilen

Ihr Dossier wird von den Rechtsanwälten und Mitarbeitern der Kanzlei bearbeitet, die der Schweigepflicht unterliegen. Daneben greifen wir für diese App auf folgende Dienstleister zurück:

• Anthropic PBC (Vereinigte Staaten) — liest über seine Claude-API die Angaben aus der Rechnung aus, die Sie hochladen. Das Dokument wird dafür an diesen Dienst übermittelt und nicht zum Trainieren von Modellen verwendet.
• Resend (Vereinigte Staaten) — versendet die E-Mail, mit der Ihr Antrag und Ihre Rechnungen unsere Kanzlei erreichen.
• Mollie B.V. (Niederlande) — wickelt Ihre Zahlung ab und sieht dabei Ihre Zahlungsdaten, die wir selbst nicht erhalten.
• BaseNet bvba, Schaliënhoevedreef 20T, 2800 Mechelen, Belgien — die Dossierverwaltungssoftware der Kanzlei.
• die Partei, die diese Anwendung hostet.

Mit jedem von ihnen wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gelangen — bei Anthropic und Resend, beide in den Vereinigten Staaten —, geschieht dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, sodass Ihre Daten auch dort ein gleichwertiges Schutzniveau genießen.

Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nicht an Dritte weiter, außer wenn dies zur Ausführung des Auftrags erforderlich ist — etwa an einen Gerichtsvollzieher oder ein Gericht, wenn Sie später zur Beitreibung übergehen — oder wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet.

5. Wie lange wir sie aufbewahren

• Auf dem Server dieser App: Die hochgeladenen Rechnungen und die Angaben Ihres Antrags werden gelöscht, sobald Ihr Antrag per E-Mail bei unserer Kanzlei eingegangen ist. Was danach verbleibt, ist ausschließlich der Zahlungsdatensatz — die Referenz, der Betrag, der Zeitpunkt und die E-Mail-Adresse, an die wir Ihnen antworten —, den wir für unsere Buchhaltung benötigen.
• In unserem Dossier: Die elektronischen Daten werden für die Dauer des Auftrags aufbewahrt und danach mindestens 5 Jahre lang, woraufhin sie unter den abgeschlossenen Dossiers archiviert werden. Papierakten können 5 Jahre nach Abschluss des Dossiers vernichtet werden.
• Bei unseren Auftragsverarbeitern: Sie bewahren die Daten nur so lange auf, wie es zur Erbringung ihrer Dienstleistung erforderlich ist, gemäß dem mit ihnen geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag. Zahlungsdaten bewahrt unser Zahlungsdienstleister so lange auf, wie es die Finanzgesetzgebung verlangt.

6. Sicherheit

Wir haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten und Ihre Daten vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugang zu schützen. Der gesamte Datenverkehr mit dieser App läuft über eine verschlüsselte Verbindung, und alles, was Sie uns übermitteln, unterliegt darüber hinaus der anwaltlichen Schweigepflicht.

7. Ihre Rechte

Sie können uns jederzeit zur Ausübung der folgenden Rechte kontaktieren:

• ein Antrag auf Auskunft über oder Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten;
• ein Antrag auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten;
• ein Antrag auf Einschränkung der Verarbeitung;
• ein Widerspruch gegen die Verarbeitung;
• der Widerruf Ihrer Einwilligung;
• ein Widerspruch gegen eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall ohne menschliches Zutun, die Sie erheblich beeinträchtigt;
• eine Beschwerde, wenn Sie der Auffassung sind, dass wir nicht im Einklang mit der Datenschutzgesetzgebung handeln. Sie können diese auch bei der belgischen Datenschutzbehörde (Gegevensbeschermingsautoriteit), Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel, contact@apd-gba.be einreichen.

Im Rahmen unserer juristischen Dienstleistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten auf Grundlage des berechtigten Interesses unseres Mandanten. Wir werden den vorstehenden Widersprüchen daher nicht nachkommen können, wenn wir diese Daten zur Ausführung unseres Auftrags im Interesse unseres Mandanten benötigen oder wenn die Schweigepflicht dem entgegensteht.

8. Sind Sie das Unternehmen, über das eine Prüfung beantragt wurde?

Dann verarbeiten wir Ihre Daten, ohne dass Sie sie uns selbst übermittelt haben. Wir haben sie von unserem Mandanten erhalten — in der Regel aus einer offenen Rechnung — und mit Daten aus öffentlichen Quellen ergänzt, etwa aus der belgischen Zentralen Datenbank der Unternehmen (KBO/BCE), den bei der Belgischen Nationalbank hinterlegten Jahresabschlüssen und dem zentralen Register der Pfändungsmitteilungen (CBB).

Die vorstehenden Rechte gelten auch für Sie. Bitte berücksichtigen Sie jedoch, dass die anwaltliche Schweigepflicht und das berechtigte Interesse unseres Mandanten uns daran hindern können, einem Antrag nachzukommen, und dass wir Sie aus demselben Grund auch nicht immer vorab über die Verarbeitung informieren können (Art. 14 Abs. 5 DSGVO).

9. Änderungen

Diese Erklärung kann von Zeit zu Zeit geändert werden, innerhalb der Grenzen der Datenschutzgesetzgebung. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.