Privacyverklaring SolvaClear

1. Wie verwerkt uw gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke is Flex Business Attorneys bv, Drukkerijstraat 11 E, 9240 Zele, ondernemingsnummer 1003.724.128. SolvaClear is een dienst van dit kantoor.

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u ons altijd bereiken: per post op het bovenstaande adres met vermelding “Privacy”, per e-mail op info@flexbusinesslaw.be, of per telefoon op 052 48 11 34.

2. Welke gegevens wij verwerken

Via deze app verwerken wij:

• uw contactgegevens: de naam, onderneming, het e-mailadres en het telefoonnummer die u in de laatste stap invult;
• de facturen die u oplaadt en alles wat daarop staat: uw eigen gegevens, de identiteit en de contactgegevens van uw debiteur (naam, ondernemingsnummer, adres en, indien vermeld, e-mailadres en telefoonnummer), de bedragen, de data en de omschrijving van de geleverde prestaties;
• wat u zelf toevoegt of verbetert: ontvangen deelbetalingen en correcties op de automatisch uitgelezen gegevens;
• uw verklaringen: de bevestiging dat de gegevens juist zijn en de aanvaarding van de disclaimer, met het tijdstip waarop u ze aanvinkte;
• de betaling: het bedrag, de betaalmethode, de referentie en het tijdstip. Uw kaart- of rekeningnummer bereikt ons nooit — dat blijft bij onze betaaldienstverlener;
• een technisch gegeven: uw taalkeuze wordt in uw eigen browser bewaard. Wij gebruiken geen trackingcookies en houden geen bezoekersstatistieken bij.

3. Waarvoor wij ze verwerken, en op welke grond

• Om uw aanvraag te behandelen en het solvabiliteitsrapport op te maken en te bezorgen. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit (art. 6.1.b AVG).
• Om de solvabiliteit van uw debiteur te onderzoeken. De gegevens van de debiteur krijgen wij van u en uit publieke of private bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, de neergelegde jaarrekeningen en het Centraal Bestand van Berichten. Rechtsgrond: het gerechtvaardigd belang van onze cliënt bij de beoordeling en de invordering van zijn vordering (art. 6.1.f AVG).
• Om onze factuur op te maken en onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te komen, en om te voldoen aan de wetgeving inzake witwaspreventie. Rechtsgrond: een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).

Zoals in de algemene privacyverklaring van het kantoor vermeld, mogen gegevens van cliënten — behoudens bezwaar van de betrokkene — worden gebruikt voor direct marketing. U kunt zich daar op elk ogenblik kosteloos tegen verzetten.

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. De gegevens worden wel automatisch uit uw factuur gelezen met behulp van artificiële intelligentie, maar u kijkt ze in de app zelf na en verbetert ze waar nodig, en het rapport wordt door onze advocaten opgesteld.

4. Met wie wij ze delen

Uw dossier wordt behandeld door de advocaten en medewerkers van het kantoor, die gebonden zijn door het beroepsgeheim. Daarnaast doen wij voor deze app een beroep op:

• Anthropic PBC (Verenigde Staten) — leest via zijn Claude-API de gegevens uit de factuur die u oplaadt. Het document wordt daarvoor naar die dienst verstuurd en wordt niet gebruikt om modellen te trainen.
• Resend (Verenigde Staten) — verstuurt de e-mail waarmee uw aanvraag en uw facturen ons kantoor bereiken.
• Mollie B.V. (Nederland) — verwerkt uw betaling en ziet daarbij uw betaalgegevens, die wij zelf niet ontvangen.
• BaseNet bvba, Schaliënhoevedreef 20T, 2800 Mechelen — de dossiersoftware van het kantoor.
• de partij die deze toepassing host.

Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen — bij Anthropic en Resend, beide in de Verenigde Staten — gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zodat uw gegevens ook daar een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

Verder geven wij uw gegevens niet door aan derden, behalve wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht — bijvoorbeeld aan een gerechtsdeurwaarder of een rechtbank wanneer u nadien tot invordering overgaat — of wanneer de wet ons daartoe verplicht.

5. Hoe lang wij ze bewaren

• Op de server van deze app: de opgeladen facturen en de gegevens van uw aanvraag worden gewist zodra uw aanvraag per e-mail bij ons kantoor is aangekomen. Wat daarna overblijft is uitsluitend het betalingsrecord — de referentie, het bedrag, het tijdstip en het e-mailadres waarop wij u antwoorden — dat wij nodig hebben voor onze boekhouding.
• In ons dossier: de elektronische gegevens worden bijgehouden gedurende de looptijd van de opdracht en worden nadien minstens 5 jaar bijgehouden, waarna zij gearchiveerd worden onder de afgesloten dossiers. Papieren dossiers kunnen 5 jaar na de afsluiting van het dossier worden vernietigd.
• Bij onze verwerkers: zij bewaren de gegevens enkel zolang dat nodig is om hun dienst te leveren, volgens de met hen gesloten verwerkersovereenkomst. Betaalgegevens bewaart onze betaaldienstverlener zolang de financiële wetgeving dat vereist.

6. Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang. Al het verkeer met deze app verloopt over een versleutelde verbinding, en alles wat u ons bezorgt valt bovendien onder het beroepsgeheim van de advocaat.

7. Uw rechten

U kunt ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om toegang tot of rectificatie van uw persoonsgegevens;
• een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens;
• een verzoek om beperking van de verwerking;
• een bezwaar tegen de verwerking;
• het intrekken van uw toestemming;
• een verzet tegen volledig geautomatiseerde individuele besluitvorming zonder menselijke tussenkomst die u in aanmerkelijke mate treft;
• een klacht wanneer u meent dat wij niet handelen in overeenstemming met de gegevensbeschermingswetgeving. U kunt die ook indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be.

In het kader van onze juridische dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens op basis van het gerechtvaardigd belang van onze cliënt. Wij zullen op bovenstaande bezwaren dan ook niet kunnen ingaan wanneer wij die gegevens nodig hebben voor de uitvoering van onze opdracht in het belang van onze cliënt, of wanneer het beroepsgeheim zich daartegen verzet.

8. Bent u de onderneming waarover een screening werd gevraagd?

Dan verwerken wij uw gegevens zonder dat u ze ons zelf bezorgde. Wij kregen ze van onze cliënt — doorgaans van een openstaande factuur — en vulden ze aan met gegevens uit openbare bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, de bij de Nationale Bank neergelegde jaarrekeningen en het Centraal Bestand van Berichten.

De rechten hierboven gelden ook voor u. Houd er wel rekening mee dat het beroepsgeheim van de advocaat en het gerechtvaardigd belang van onze cliënt ons kunnen beletten om op een verzoek in te gaan, en dat wij u om die reden ook niet altijd vooraf over de verwerking kunnen inlichten (art. 14.5 AVG).

9. Wijzigingen

Deze verklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de grenzen van de gegevensbeschermingswetgeving. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina.