Déclaration de confidentialité SolvaClear

1. Qui traite vos données

Le responsable du traitement est Flex Business Attorneys bv, Drukkerijstraat 11 E, 9240 Zele, numéro d’entreprise 1003.724.128. SolvaClear est un service de ce cabinet.

Si vous avez des questions sur le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez toujours nous joindre : par courrier à l’adresse ci-dessus avec la mention « Privacy », par e-mail à info@flexbusinesslaw.be, ou par téléphone au 052 48 11 34.

2. Quelles données nous traitons

Via cette application, nous traitons :

• vos coordonnées : le nom, l’entreprise, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone que vous indiquez à la dernière étape ;
• les factures que vous téléversez et tout ce qui y figure : vos propres données, l’identité et les coordonnées de votre débiteur (nom, numéro d’entreprise, adresse et, s’ils sont mentionnés, adresse e-mail et numéro de téléphone), les montants, les dates et la description des prestations fournies ;
• ce que vous ajoutez ou corrigez vous-même : les paiements partiels reçus et les corrections apportées aux données extraites automatiquement ;
• vos déclarations : la confirmation de l’exactitude des données et l’acceptation de la clause de non-responsabilité, avec le moment auquel vous les avez cochées ;
• le paiement : le montant, le mode de paiement, la référence et le moment. Votre numéro de carte ou de compte ne nous parvient jamais — il reste chez notre prestataire de services de paiement ;
• une donnée technique : votre choix de langue est conservé dans votre propre navigateur. Nous n’utilisons pas de cookies de pistage et ne tenons aucune statistique de visite.

3. À quelles fins nous les traitons, et sur quelle base

• Pour traiter votre demande et pour établir et vous transmettre le rapport de solvabilité. Base juridique : l’exécution du contrat que vous concluez avec nous (art. 6.1.b RGPD).
• Pour examiner la solvabilité de votre débiteur. Les données du débiteur nous sont communiquées par vous et proviennent de sources publiques ou privées telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, les comptes annuels déposés et le Fichier central des avis. Base juridique : l’intérêt légitime de notre client à l’appréciation et au recouvrement de sa créance (art. 6.1.f RGPD).
• Pour établir notre facture et respecter nos obligations comptables et fiscales, ainsi que pour satisfaire à la législation en matière de prévention du blanchiment. Base juridique : une obligation légale (art. 6.1.c RGPD).

Comme le mentionne la déclaration générale de confidentialité du cabinet, les données des clients peuvent — sauf opposition de la personne concernée — être utilisées à des fins de marketing direct. Vous pouvez vous y opposer à tout moment et sans frais.

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Les données sont certes extraites automatiquement de votre facture à l’aide de l’intelligence artificielle, mais vous les vérifiez vous-même dans l’application et les corrigez si nécessaire, et le rapport est rédigé par nos avocats.

4. Avec qui nous les partageons

Votre dossier est traité par les avocats et les collaborateurs du cabinet, qui sont tenus au secret professionnel. Pour cette application, nous faisons en outre appel à :

• Anthropic PBC (États-Unis) — extrait, via son API Claude, les données de la facture que vous téléversez. Le document est envoyé à ce service à cette fin et n’est pas utilisé pour entraîner des modèles.
• Resend (États-Unis) — envoie l’e-mail par lequel votre demande et vos factures parviennent à notre cabinet.
• Mollie B.V. (Pays-Bas) — traite votre paiement et prend à cette occasion connaissance de vos données de paiement, que nous ne recevons pas nous-mêmes.
• BaseNet bvba, Schaliënhoevedreef 20T, 2800 Mechelen — le logiciel de gestion des dossiers du cabinet.
• la partie qui héberge cette application.

Un contrat de sous-traitance a été conclu avec chacun d’eux. Lorsque des données sont transférées en dehors de l’Espace économique européen — chez Anthropic et Resend, tous deux établis aux États-Unis — cela se fait sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne, de sorte que vos données y bénéficient également d’un niveau de protection équivalent.

Pour le reste, nous ne transmettons pas vos données à des tiers, sauf lorsque cela est nécessaire à l’exécution de la mission — par exemple à un huissier de justice ou à un tribunal si vous procédez ensuite au recouvrement — ou lorsque la loi nous y oblige.

5. Combien de temps nous les conservons

• Sur le serveur de cette application : les factures téléversées et les données de votre demande sont effacées dès que votre demande est parvenue à notre cabinet par e-mail. Ne subsiste ensuite que l’enregistrement du paiement — la référence, le montant, le moment et l’adresse e-mail à laquelle nous vous répondons — dont nous avons besoin pour notre comptabilité.
• Dans notre dossier : les données électroniques sont conservées pendant la durée de la mission et le sont ensuite pendant 5 ans au moins, après quoi elles sont archivées parmi les dossiers clôturés. Les dossiers papier peuvent être détruits 5 ans après la clôture du dossier.
• Chez nos sous-traitants : ils ne conservent les données que le temps nécessaire à la fourniture de leur service, conformément au contrat de sous-traitance conclu avec eux. Les données de paiement sont conservées par notre prestataire de services de paiement aussi longtemps que la législation financière l’exige.

6. Sécurité

Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel et de les protéger contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, la modification, la divulgation ou l’accès non autorisés. Tout le trafic avec cette application passe par une connexion chiffrée et tout ce que vous nous transmettez est en outre couvert par le secret professionnel de l’avocat.

7. Vos droits

Vous pouvez nous contacter à tout moment pour exercer les droits suivants :

• une demande d’accès à vos données à caractère personnel ou de rectification de celles-ci ;
• une demande d’effacement de vos données à caractère personnel ;
• une demande de limitation du traitement ;
• une opposition au traitement ;
• le retrait de votre consentement ;
• une opposition à une décision individuelle entièrement automatisée, sans intervention humaine, qui vous affecte de manière significative ;
• une réclamation si vous estimez que nous n’agissons pas conformément à la législation relative à la protection des données. Vous pouvez également l’introduire auprès de l’Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be.

Dans le cadre de nos services juridiques, nous traitons des données à caractère personnel sur la base de l’intérêt légitime de notre client. Nous ne pourrons dès lors pas donner suite aux oppositions ci-dessus lorsque nous avons besoin de ces données pour l’exécution de notre mission dans l’intérêt de notre client, ou lorsque le secret professionnel s’y oppose.

8. Êtes-vous l’entreprise au sujet de laquelle une analyse de solvabilité a été demandée ?

Nous traitons alors vos données sans que vous nous les ayez vous-même transmises. Nous les avons reçues de notre client — généralement à partir d’une facture impayée — et nous les avons complétées par des données provenant de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, les comptes annuels déposés auprès de la Banque nationale et le Fichier central des avis.

Les droits énoncés ci-dessus valent également pour vous. Tenez toutefois compte du fait que le secret professionnel de l’avocat et l’intérêt légitime de notre client peuvent nous empêcher de donner suite à une demande, et que, pour cette raison, nous ne pouvons pas non plus toujours vous informer au préalable du traitement (art. 14.5 RGPD).

9. Modifications

La présente déclaration peut être modifiée de temps à autre, dans les limites de la législation relative à la protection des données. Vous en trouverez toujours la version la plus récente sur cette page.